In einem Projekt, bei welchem mehrere Gruppen zusammen
einer bestimmten Problemstellung gegenüberstehen, ist der
Informationsfluss innerhalb und zwischen den Teams sehr wichtig.
Nur so können alle Projektbeteiligten den Überblick
behalten und zielstrebig dem gemeinsamen Resultat entgegensteuern.
Als Teil des Organisationsteams haben wir von der
WWW-Gruppe uns das Ziel gesetzt, für das Projekt ein Informationsmedium
zu suchen, das für alle überall und jederzeit zugänglich
sein sollte. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer sollte unabhängig
vom Arbeitsort die Möglichkeit haben, sich über den
aktuellen Arbeitsstand im Projekt zu informieren und allenfalls
spezielle Anliegen anzuführen.
Gerne wird für ähnliche Problemstellungen
eine Art Pinwand aufgestellt, über welche der Informationsfluss
gewährleistet werden soll. Da aber die Wand immer am selben
Ort ist und so den Handlungsspielraum einschränkt, hatte
Roger Zedi die Idee, das World Wide Web als Medium für eine
direktere Kommunikation einzusetzen. Wer sich also an der Zürcher
Universität aufhielt oder irgendwie Zugang zum Internet haben
würde, sollte über einen Computer, wo auch immer dieser
installiert wäre, direkten Zugang zu Informationsseiten über
das Projekt haben. Die Kommunikation wäre so dank Elektronic
Mailing (E-mail) sowohl innerhalb des Projekts, als auch mit auswärtigen
Kontaktpersonen möglich.
Der Vorschlag wurde von allen ProjektteilnehmerInnen
angenommen und so ging es daran, das kleine 'Netzwerk' aufzubauen.
Unsere Ziele lassen sich folgendermassen zusammenfassen:
Es würde den Rahmen dieses Berichtes sprengen,
wenn man eine Detailbeschreibung der schliesslich eingesetzten
Systemlösung anbrächte. Es sollen hier nur die wesentlichen
Bestandteile dargestellt und erklärt werden, die den Informationsfluss
ermöglichten.
Der Aufbau des WWW's erscheint mit Kurzbeschreibung im "Zusatzbericht zum Teilprojekt World Wide Web Site des integrativen Projektes 1996"
Jedem Team wurde zu Beginn des Projektes eine eigene E-mail-Adresse zugewiesen, über welche sie Nachrichten erhalten und verschicken konnte. Vor allem die Projektleitung sollte dank Electronic Mailing unterstützt werden, um auf einfache Art und Weise ihre Anliegen und Termine mitzuteilen. Da in der Regel alle mindestens einmal die Woche ihre elektronische Post lasen, durfte man sicher sein, dass die Information wirklich jedefrau und jedermann zur Kenntnis nahm. Mühsames 'Herum-Telephonieren' konnte grösstenteils vermieden werden.
Alle ProjektteilnehmerInnen und besonders die Projektleitung sollten die Möglichkeit haben, dank wöchentlicher Berichterstattung jeder Gruppe über den aktuellen Stand informiert zu sein.
Um diesem Zweck gerecht zu werden, erhielt jedes Team eine eigene Seite auf dem WWW, wo sie ihre Zielsetzung und ihre Wochenberichte plazieren konnte. Wer also beispielsweise die letzten News der Bodengruppe einsehen wollte, wählte per Mausklick die entsprechende Seite an und konnte erfahren, was die pH-Bestimmung von Profil 1 ergeben hatte.
Die Pinwand ist durch eine elektronische 'Anschlagefläche'
für jegliche Anliegen und Notizen ersetzt worden. Mussten
wichtige Termine oder allgemeine Nachrichten bekanntgegeben werden,
so konnte man der WWW-Gruppe ein E-mail zukommen lassen, um die
Information zu publizieren.
Die oben erwähnten Seiten, die eigentlichen Informationsträger des Projektes, wurden von uns wöchentlich auf den neusten Stand gebracht, sodass alle TeilnehmerInnen à jour gehalten wurden.
Wenige Wochen vor der Berichtabgabe haben wir unsere
KollegInnen um ihre Meinung zum eingesetzten System gebeten. Dabei
sollten sie uns über aufgetretene Probleme oder Schwierigkeiten
informieren.
Eine gewisse Verwirrung haben die zwei unterschiedlichen E-mail-Adressen verursacht. Zum Lesen und Verschicken der Nachrichten standen uns nämlich mehrere Möglichkeiten zu Verfügung, die je nach dem unterschiedliche Adressen erforderten. Obwohl wir ein Online Tutorial beziehungsweise 'Help'-Seiten vorbereitet hatten, um die Handhabung des Systems zu vereinfachen, erwiesen sie sich als zu umständlich und nicht umfassend genug. Besonders bei computerspezifischen Malheurs war eine nicht informatikgewandte Person schnell überfordert.
Auch die Einführung zur Benutzung von E-mail
ist als zu knapp erachtet worden und müsste in einem nächsten
Jahrgang genauer durchgeführt werden.
Im grossen und ganzen haben alle Projektbeteiligten
diese Art der Kommunikation, die den direkten Kontakt untereinander
ergänzen sollte, als hilfreich und als zeitsparend empfunden.
Es war uns zu Beginn des Projektes klar, dass dieses
System nur würde funktionieren können, wenn alle Teams
sich beteiligen, die Wochenberichte schrieben und die Post lesen
würden. Es freut uns, sagen zu können, dass wir in dieser
Hinsicht echt zufrieden sind, denn der grösste Teil der Teilnehmenden
des Integrativen Projektes hat mitgemacht und einen transparenten
Informationsfluss ermöglicht.